Distansarbete innebär att den anställde utför sina arbetsuppgifter från en annan geografisk plats än den ordinarie.

Det vanligaste är att arbetet utförs från den anställdes hem eller från en annan plats som arbetsgivaren och den anställde har kommit överens om.

För att det ska räknas som distansarbete ska det även ske med regelbundenhet, t ex två eller tre dagar per vecka. Att tillfälligt arbeta hemifrån räknas normalt inte som distansarbete.

Ytterligare en förutsättning är att det är frivilligt och att det finns en överenskommelse mellan arbetsgivaren och den anställde.

Enligt det europeiska ramavtalet för distansarbete som implementerats genom kollektivavtal, Avtal om distansarbete, definieras distansarbete som ”ett sätt att organisera och/eller utföra arbete med användande av informationsteknik inom ramen för ett anställningsavtal eller anställningsförhållande, där arbete, som också kan utföras i arbetsgivarens lokaler regelbundet utförs utanför dessa lokaler

Arbetsgivaren kan alltså inte tvinga en anställd att arbeta på distans och en anställd kan inte heller kräva att få distansarbeta.

Att arbeta hemifrån med anledning av coronaviruset är normalt inte att betrakta som distansarbete. Även om hemarbetet nu pågår under en längre tid och med regelbundenhet anses det vara för en begränsad period samt att det inte grundar sig på frivillighet.

Anledningen till hemarbete är nu att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer för att minska smittspridningen och sker på uppmaning av arbetsgivaren.

Om en anställd inte är överens om hemarbete torde arbetsgivaren – med stöd av arbetsledningsrätten – kunna beordra den anställde att arbeta hemifrån.

Vid kortvarigt hemarbete räcker det att informera den lokala fackliga organisationen. Blir det däremot mer långvarigt föreligger normalt förhandlingsskyldighet enligt MBL.

Arbetstagaren kanske i och för sig inte motsätter sig att arbeta hemifrån, men det är likväl arbetsgivaren som med utgångspunkt i Folkhälsomyndighetens föreskrift avgör om arbetstagarna ska utföra arbetet hemifrån. Det är alltså inte fråga om en sådan frivillig överenskommelse som distansarbete förutsätter. 

De grundläggande reglerna på arbetsmiljöområdet gäller oavsett var arbetet utförs. Det innebär att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön även när arbetet utförs i hemmet.

Enligt arbetsmiljölagstiftningen ska arbetsgivaren undersöka och bedöma risker för ohälsa och olycksfall i samverkan med skyddsombudet.

Undersökningen kan ske genom att arbetsgivaren ställer frågor till arbetstagaren inför och löpande under perioder då arbetet utförs hemifrån.  Arbetstagaren ska medverka i att skapa goda arbetsförhållanden och även själv ta ansvar, bland annat genom att uppmärksamma och rapportera risker.

I de allmänna råden till 7 § AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete framhålls att det är särskilt viktigt att arbetstagaren har kunskaper om riskerna vid arbete på platser som arbetsgivaren inte kan bestämma över, till exempel vid hemarbete.

Arbetsgivaren behöver bidra med det som är nödvändigt för att arbetstagaren ska kunna fullgöra sitt arbete i en tillfredsställande arbetsmiljö. Detta gäller även när arbetet utförs hemifrån.

Det är emellertid upp till varje arbetsgivare att utifrån sin verksamhet avgöra vad som är rimliga åtgärder för att arbetet ska kunna bedrivas hemifrån. Är omständigheterna sådana att det inte bedöms som skäligt att för en relativt begränsad period anpassa arbetsmiljön i arbetstagarens hem, får arbetet fortsätta att utföras i arbetsgivarens lokaler.

Ett alternativ är att alternera mellan arbete i arbetsgivarens lokaler och arbete hemifrån för att skapa variation och undvika eventuella negativa effekter av arbete hemifrån, så att arbetsmiljön sammantaget kan anses tillfredsställande. 

Ju längre tiden går desto större krav kan arbetstagaren ställa på vad som kan anses vara en tillfredsställande arbetsmiljö. Samma anpassningar som chefen bedömt vara adekvata på arbetsplatsen kan alltså även behöva göras i hemmet om man bedömer att arbetet ska fortsätta att utföras därifrån.

Oavsett var arbetet utförs innebär ansvaret att, utifrån arbetsuppgifterna och arbetstagarens fysiska och psykiska förutsättningar, möta varje individ. Detta förutsätter dialog som kan resultera i olika ställningstaganden.

Någon kanske ska få sin stol levererad till hemmet, någon annan – som av hälsoskäl absolut inte bör vara på arbetsplatsen – ska få tillgång till ett höj- och sänkbart bord och en tredje ska bara arbeta delvis hemifrån eller inte alls hemifrån.

Arbetsgivarens lokaler kan, oaktat läget, användas om det sker med förnuft; alla behöver inte vara där samtidigt, arbetstiderna kan anpassas så att arbetstagaren slipper rusningstrafik och man kan sprida ut de arbetstagare som är på arbetsplatsen på olika ställen i lokalerna.

Arbetstagare som utför arbete hemifrån, gör detta i kontinuerlig dialog med sin chef, gärna med dagliga avstämningar. Organisationer där arbete hemifrån är vanligt, har ofta policys eller överenskommelser om vilka tider arbetstagaren ska vara tillgänglig på och på vilket sätt, till exempel via telefon, Skype eller e-post.

I rådande läge kan det vara bra att till exempel starta upp dagen med ett gemensamt enhetsmöte, då man tillsammans går igenom vad som ska utföras under dagen. Samtidigt finns det möjlighet att fånga upp hur den fysiska och psykosociala arbetsmiljön upplevs.

Arbetstagarens ansvar vid arbete hemifrån – samarbetet är avgörande.

Samtidigt som det formella ansvaret för arbetsmiljön är oförändrat, säger arbetsmiljölagen att arbetsgivaren och de anställda ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö.

Det samarbetet blir extra viktigt när du arbetar hemma eftersom din arbetsgivares möjlighet att se, hantera och åtgärda arbetsmiljöproblem kan vara begränsat.

Som arbetstagare deltar du i arbetsmiljöarbetet genom att uppmärksamma risker i arbetsmiljön och rapportera dem till din arbetsgivare.

Med andra ord – om du som arbetstagare upplever att något inte fungerar som det ska måste du meddela det till din chef eller ditt skyddsombud.